Offre d'emploi : rempacement maternité

Assistant.e administratif.ive

Mi-Temps – Engagement entre le 01/09/2022 et le 31/12/2022 (remplacement pour cause maternité)
Rémunération selon la CP 329.02 – Echelon 3
Passeport APE

DESCRIPTION DE LA FONCTION ET DES TÂCHES
Au sein du siège social à Liège, l'assistant.e administratif.ive travaillera sous la supervision du responsable du pôle Formation. Elle.il assurera un rôle de support administratif au responsable formation dans toute une série de tâches liées la mise en forme, la gestion et la distribution de l’information :

• Suivi administratif des formations :
  • Préparation et suivi des documents administratifs et pédagogiques destinés aux formateurs, aux pouvoirs subsidiants ainsi qu'aux commanditaires de formation
  • Mise en page des supports pédagogiques de formation et autres documents
  • Réservation et suivi des différentes occupations de salles destinées à la formation
  • Encodage des fiches d’activités
• Suivi des inscriptions aux formations :
  • Confirmation des inscriptions / Annulation au cas échéant
  • Mise à jour et alimentation de la base de données
  • Aide téléphonique aux inscriptions en ligne
• Suivi administratif et transfert des candidatures des formateurs externes
• Autres :
  • Préparation des envois postaux en grand nombres (étiquettes, postpack, relations à la poste…)
  • Accueil, renseignements généraux et orientation des communications téléphoniques (aux affiliés, participants, collègues et autres interlocuteurs)
  • Prises de notes en diverses en réunion
  • Encodage des fiches d'activités liées aux activités d'animations

PROFIL RECHERCHE

Diplôme d’humanités secondaires, avec ou sans expérience.

Connaissances :

• Excellente connaissance du français, orthographe irréprochable
• Word et Excel : compétence professionnelle (une connaissance d’open office est un atout)
• Connaissance du système d’exploitation Ubuntu (atout)
• Connaissance du secteur socio-culturel et des organisations de jeunesse (atout)

Compétences :

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques entrants et en assurer le suivi
• Émettre des appels téléphoniques
• Relayer les informations vers les personnes ou services concernés
• Réceptionner, filtrer et distribuer le courrier (papier et électronique)
• Mettre le courrier sortant sous enveloppe et en assurer l’expédition
• Encoder, rédiger et mettre en forme des documents (notes, textes, rapports, correspondances, comptes rendus, fiches d’activités, support pédagogiques, ...) à partir de consignes
• Établir et tenir à jour un système de classement et d’archivage
• Constituer et/ou actualiser des dossiers
• Organiser le suivi logistique des activités (réservation de salle, de matériel, de moyen de transport, de commodités...)
• Assurer la maintenance de base d’un système informatique (sauvegardes, mise à jour de logiciels, vérification des connexions, remplacement des cartouches d’imprimantes...)
• Effectuer des recherches documentaires
• Rassembler les pièces nécessaires à la prise de décision par les intéressés
• Constituer des dossiers

APTITUDES

• Planifier son travail en fonction des priorités et des urgences et faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation
• Accepter les imprévus et rechercher les solutions
• Résister aux périodes de stress
• S’adapter à une grande variété de situations et de tâches
• S’adapter à la diversité des interlocuteurs et de leurs attentes
• Faire preuve de courtoisie et de diplomatie, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
• Actualiser en permanence ses connaissances
• Être capable de vérifier son propre travail
• Être capable d’une certaine autonomie dans un cadre de fonction bien défini
• S’épanouir dans des tâches administratives

POSTULER

Envoyer jusqu’au 01/06/2022 sa lettre de motivation avec son CV et par mail uniquement candidature@c-paje.info à Semra UMAY

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